الهدف العام للوظيفة:
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي المتكامل لضمان انسيابية العمليات اليومية، من خلال إدارة المراسلات والوثائق باحترافية، وتنظيم الاجتماعات بفعالية، وتعزيز قنوات الاتصال الداخلي والخارجي، ومتابعة التدقيق الداخلي بما يساهم في تحقيق أهداف الإدارة ورفع كفاءة الأداء المؤسسي.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة كافة المراسلات الإدارية (الواردة والصادرة) بدقة وأرشفتها بطريقة منهجية تضمن سهولة الوصول إليها.
- تنسيق الاجتماعات الرسمية، وإعداد محاضر الجلسات، ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.
- استقبال الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني، والتعامل مع الاستفسارات الإدارية باحترافية عالية.
- إعداد وصياغة التقارير الإدارية والخطابات الرسمية والمذكرات الداخلية وفق المعايير المهنية.
- تنظيم جداول الأعمال والمواعيد للإدارة العليا ومتابعتها بدقة.
- الإشراف على تنظيم الملفات والسجلات الإدارية وحفظها بطريقة آمنة ومنظمة.
- تقديم الدعم الإداري للفعاليات والأنشطة المدرسية بالتنسيق مع الأقسام المعنية.
- متابعة احتياجات المكتب من المستلزمات والتنسيق مع الجهات المختصة لضمان توفرها.
- الالتزام الكامل بسرية المعلومات والبيانات الخاصة بالشركة وموظفيها.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُسند إليه بما يتناسب مع طبيعة العمل.
المهام الخاصة بالمسمى الوظيفي:
- المشاركة في تطوير الإجراءات الإدارية بما يعزز من كفاءة الأداء المؤسسي.
- تحديث قواعد البيانات والملفات الإلكترونية بشكل مستمر ومنظم.
- المساهمة في تطبيق معايير الجودة الإدارية وبرامج التطوير المؤسسي.
- إعداد تقارير دورية شاملة عن سير العمل ورفعها للإدارة العليا بانتظام.
- المساهمة في المتابعة والتدقيق الداخلي.
المؤهلات العلمية المطلوبة:
- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، أو تخصص ذي صلة.
- الحصول على شهادات مهنية متخصصة في السكرتارية أو الإدارة المكتبية (يفضل).
الخبرات العملية:
خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية الإدارية، ويفضل في بيئة تعليمية.
المهارات والكفاءات المطلوبة:
مهارات متقدمة في التواصل الكتابي والشفوي.
مهارات عالية في التنظيم، إدارة الوقت، وتحديد الأولويات.
إجادة تامة لاستخدام تطبيقات الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
مهارات قوية في إعداد وصياغة المراسلات الرسمية والتقارير الدورية.
القدرة على العمل تحت الضغط، ومهارة التعامل مع بيئات العمل الديناميكية.
الالتزام بالسرية والاحترافية في التعامل مع البيانات والمعلومات الحساسة.
روح المبادرة والعمل الجماعي.